Wat is er veranderd?
Voor facturen die je sinds 1 januari 2026 uitreikt aan een andere Belgische btw-plichtige onderneming, is een pdf per mail niet meer genoeg. De wettelijke factuur is een gestructureerde e-factuur: een bestand dat de software van je klant rechtstreeks kan inlezen. Dat geldt ook voor een factuur over werk dat je in 2025 deed, als je ze pas in 2026 opmaakt.
Het standaardkanaal is Peppol, een Europees netwerk waarlangs facturen van de ene software naar de andere gaan. Een ander kanaal (zoals EDI) mag alleen als jij en je klant dat uitdrukkelijk afspreken en de factuur aan de Europese norm EN 16931 voldoet. Een pdf mag je nog altijd extra meesturen, maar de e-factuur is de enige die wettelijk telt.
Voor wie geldt het?
- Wel: bijna elke Belgische btw-plichtige onderneming, ook de eenmanszaak, de bijberoeper en wie onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen valt.
- Alleen ontvangen: ondernemingen onder de forfaitaire btw-regeling en ondernemingen in faillissement. Zij moeten e-facturen kunnen ontvangen, maar niet versturen.
- Niet: ondernemingen die alleen vrijgestelde handelingen doen (artikel 44 van het btw-wetboek, bijvoorbeeld artsen) en buitenlandse ondernemingen zonder vaste inrichting in België.
- Facturen aan particulieren vallen erbuiten. Facturen aan de overheid volgen een eigen regeling (Mercurius).
Wat moet je kunnen?
- Versturen naar elke Belgische zakelijke klant, als gestructureerde e-factuur.
- Ontvangen van je leveranciers. Ook dat is verplicht, ook als je zelf weinig factureert.
- Geregistreerd zijn op Peppol, minstens met je ondernemingsnummer. Dat doe je niet zelf: een erkende dienstverlener (een “access point”, meestal via je facturatiesoftware) registreert je.
- Creditnota’s op een e-factuur ook als e-factuur versturen.
Was er geen overgangsperiode?
Tijdens de eerste drie maanden van 2026 gold een tolerantie, maar alleen voor ondernemingen die konden aantonen dat ze tijdig en redelijk hadden voorbereid. Die periode liep af eind maart 2026; voor self-billing liep een aparte tolerantie tot 30 juni 2026. Beide zijn voorbij.
Wat riskeer je als je niet in orde bent?
Wie niet over de middelen beschikt om e-facturen te versturen of te ontvangen, riskeert een boete van 1.500 euro bij een eerste overtreding, 3.000 euro bij een tweede en 5.000 euro bij elke volgende. De bestaande boetes voor ontbrekende of foute facturen blijven daarnaast gelden. En je klanten zullen je vragen om via Peppol te factureren, want ook zij moeten ontvangen.
Hoe kom je in orde?
- Kijk of je facturatiesoftware Peppol ondersteunt, voor versturen én ontvangen.
- Laat je onderneming registreren op Peppol via die software.
- Controleer de gegevens van je klanten: btw- of ondernemingsnummer zijn de sleutel om ze op Peppol te vinden.
- Spreek met je boekhouder af hoe ontvangen facturen bij hem of haar terechtkomen.
In Aident zit Peppol in elk pakket. Aident registreert je onderneming en verstuurt en ontvangt je facturen automatisch, en ontvangen facturen staan meteen klaar voor je boekhouder.